sim dan manajemen mutu terpadu

SIM DAN MANAJEMEN MUTU TERPADU

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas

Mata Kuliah : Manajemen Mutu

Dosen pengampu : Iwan Fahri Cahyadi, Sp, MM

 

Disusun Oleh :

                                           Lailatul Qodariyah               (1420310158)

                                   Dania Khoirun Nisa              (1420310172)

                                   Lia Ariyani Ade R                (1420310183)

 

JURUSAN SYARI’AH

PROGAM STUDI MANAJEMEN BISNIS SYARI’AH

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI KUDUS

2017

BAB I

PENDAHULUAN

A.     LATAR BELAKANG

            Akhir abad ke 20 ditandai dengan adanya perubahan teknologi maju secara drastis yang mengharuskan adanya perubahan cara pandang sekaligus filosofi tentang kualitas produk yang dihasilkan berbagai industry dikawasan dunia. Filosofi tersebut tercermin dari kalimat ‘’Produk bermutu telah menjadi primadona untuk memenangkan pesanan dari konsumen.

            Informasi sangat penting dalam kehidupan manusia, termasuk juga dalam kehidupan bisnis, dengan informasi manusia dapat memperoleh apa yang telah terjadi pada lingkungannya bahkan dari luar lingkungannya. Informasi dari berbagai unsur perusahaan menjadi perhatian bagi para manajer perusahaan dalam pelaksanaan transaksi-transaksi yang dilakukan perusahaan.

            Tanpa informasi internal maupun informasi eksternal, sulit bagi para menajer untuk mengambil berbagai keputusan dalam perusahaan. Informasi internal harus disiapkan sendiri oleh berbagai unsur perusahaan, sedangkan informasi eksternal diperoleh baik dari alat-alat komunkasi modern seperti mass-media, alat-alat komunikasi seperti telepon, handphone, TV, atau dari internet.

            Kemajuan alat komunikasi semakin mempermudah perolehan informasi dari berbagai sumber untuk berbagai kepentingan terutama dalam berbagai pengambilan keputusan didalam perusahaan, itulah sebabnya sangat dirasakan pentingnya mengelolah informasi secara terintegrasi pada setiap organisasi perusahaan. Oleh karena itulah focus utama dari system informasi manajemen adalah bagaimana mengelolah informasi sebaik-baiknya agar dapat menjadi alat pembantu bagi setiap manajer dalam pengambilan keputusan.

            Sistem informasi manajemen dibangun untuk menunjang pengambilan keputusan manajemen, termasuk pengambilan keputusan yang berkaitan dengan adanya selera konsumen atas mutu suatu produk. Dalam era globalisasi ini dimana perubahan faktor eksternal sangat cepat, sehingga berpengaruh pula pada terjadinya perubahan selera konsumen. Oleh karena itu, pengambilan keputusan akan selalu berkaitan dengan upaya menciptakan mutu baru yang berkaitan dengan perubahan selera konsumen.

B.     RUMUSAN MASALAH

1.      Apa Definisi SIM ?

2.      Bagaimana  Kerangka Desain SIM dan Tahapan Sistematika Penyusunan SIM ?

3.      Apa Tujuan dan Keuntungan Dengan Adanya Pengembangan Sistem Informasi Manajemen dalam Manajemen Mutu Terpadu?

BAB II

PEMBAHASAN

1.      Definisi SIM

            Sistem merupakan suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi mencapai suatu tujuan tertentu didalam suatu lingkungan.

 Sedangkan informasi merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan Manajemen adalah ketatalaksanaan proses pengunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran tertentu.

            Sistem Informasi Manajemen menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam berbagai bentuk dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.[1]

            Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem Informasi Manajemen(SIM) adalah suatu system yang terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung fungsi-fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan di dalam organisasi. Adapun SIM juga dapat didefenisikan sebagai suatu pendekatan dalam menajemen untuk mengumplkan data, memproses data tersebut dan menganalisnya untuk menghasilkan data dan menyajikan informasi sebagai landasan untuk pengambilan keputusan perusahaan.

            Informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan, akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif

            Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru. Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu.

            Definisi SIM Menurut para Ahli :[2]

a.       Menurut Walter J.Kennevan

SIM adalah suatu cara yang terorganisasi dalam penyeledikan informasi masa lalu, informasi saat ini, dan informasi yang diproyeksikan untuk masa yang akan datang yang berkaitan dengan operasi internal dan penyelidikan eksternal.

b.      Menurut R.L Martino

SIM adalah data atau informasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan pada berbagai tingkat manajer yang meliputi 2 bidang :

·         meramalkan apa yang akan terjadi pada waktu yang akan datang dengan menganalasis data masa lalu sehingga dapat memberikan berbagai pilihan keputusan

·         membuat perubahan atau keputusan atau prosedur saat ini sehingga diperoleh suatu keputusan yang lebih memadai untuk yang akan datang.

c.       Menurut Hersner Cross

SIM adalah merupakan kombinasi canggih antara orang, peralatan, dan berbagai fasilitas untuk membentuk gudang penyimpanan data, meremajakan data, memproses data, menyalurkan dan menyajikannya untuk memenuhi kebutuhan berbagai tingkat pengambilan keputusan.

Penggunaan Komputer Untuk SIM

            Penggunaan computer mempunyai berbagai manfaat, antara lain sebagai berikut :

a.       Top management dapat memperoleh informasi yang lebih cepat, sehingga pengambilan keputusan lebih efektif.

b.      cepat diketahuinya perbandingan antara relasi dan target sehingga memungkinkan pengendalian lebih dini.

c.       kekeliruan manusiawi dapat diperkecil, sehingga informasi yang diperoleh lebih terpercaya

      Dari manfaat yang disebutkan diatas, berarti informasi manajemen yang dikerjakan dengan mengunakan computer selain lebih cepat dan produktif juga dapat disajikan bermacam macam informasi yang berebeda, misalnya :

a.       laporan lebih detail disertai ringkasan

b.      laporan pengecualian

c.       laporan keadaan

d.      laporan historis

e.       laporan yang bersifat control total berbasis TQM

2.      Kerangka desain SIM dan Tahapan sistematika penyusunan SIM

      Rancangan suatu SIM harus memperhatikan 3 aspek penting sebagai dasar yaitu sebagai berikut :

a.       strategi umum suatu perusahaan menentukan struktur organisasi yang mencakup berbagai aspek perusahaan. termasuk didalamnya pengaruh kritis atas rancangan sistem informasi agar dapat dipastikan bahwa sistem yang terbentuk mencakup keseluruhan aspek perusahaan.

b.      variable variable pokok

variable pokok merupakan kunci keberhasilan meliputi kesempatan kesempatan usaha, kompentasi yang dimiliki perusahaan dan sumber sumber daya.

c.       analisis keputusan

cara untuk menentukan kebutuhan kebutuhan informasi tertentu bagi para manajer adalah dengan menganalisis sifat, frekuensi, dan hubungan antar keputusan yang diambil didalam perusahaan, pertanyaan pertanyaan yang diajukan untuk menentukan keputusan keputusan adalah sebagai berikut :

·         keputusan apa yang akan dibuat?

·         keputusan keputusan apa yang perlu dibuat ?

·         faktor faktor apa yang penting dalam pembuatan keputusan tersebut?

·         bagaimana dan bilamana keputusan itu diambil ?

·         informasi apa yang berguna bagi pengambil keputusan ?

Tahapan sistematika penyusunan SIM

      Suatu perusahaan dengan skala usaha kecil dan sederhana pun pada prinsipnya telah mempunyai SIM, artinya perusahaan tersebut telah melakukan rangkain decision making, hanya saja pada perusahaan yang masih berskala kecil dan sederhana, mungkin sim nya masih pada tingkat yang sederhana pula dan belum sempurna.Penyempurnaan sim biasanya diperlukan bersamaan dengan timbulnya hasrat pengembangan usaha, dalam hubungan ini dalam rangka menyempurnakan atau membentuk suatu sim diperlukan beberapa usaha sebagai berikut :

a.       membentuk panitia khusus yang bertugas merancang atau membuat SIM

b.      Membentuk steering committee (panitia pengarah)

c.       penentuan kebijakan dan keputusan

d.      prosedur penulisan

3.      Tujuan dan keuntungan dengan adanya Sistem Informasi Manajemen dalam Manajemen Mutu terpadu

            Total Quality Management (TQM)  merupakan system strategis perebutan untuk membenarkan investasi dalam teknologi dan mencari dalam menggunakan teknologi informasi untuk memperoleh kentungan yang paling baik. Perbaikan sistem yang diketahui oleh system informasi professional dapat meningkatkan produktivitas dan perbaikan kualitas yang diketemukan oleh TQM. Dapat mengalami dampak yang kuat ketika digabungkan kedalam usaha yang dikoordinasikan dalam organisasi yang progresif, system informasi manajemen haruslah menyadari bahwa departemen teknologi informasi memiliki banyak hal yang bias ditawarkan keperusahaan untuk menangani inisiatif TQM.

Dikarenakan kebanyakan system utama mencakup beberapa departemen, Departemen Sistem Informasi mengetahui dengan banyaknya fungsi divisi dalam perusahaan. Pengetahuan ini dapat berguna ketika kunci elemen yang serupa itu dalam TQM sebagai proses orientasi dan tim perubahan dimulai dalam organisasi.  Keduanya memerlukan pandangan lintas fungsi dan partisipasi. Kelompok Sistem Informasi mungkin akan memahami pengertian praktis dari keutamaan perubahan lebih baik dari yang lain. Pengalaman mereka dengan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan pelatihan dalam teknologi baru dapat dengan mudah digunakan dalam komponen serupa yang berhubungan TQM.

Pada ISO 9001 telah mengatur bagaimana system manajemen mutu diimplementasikan. Di dalamnya terdapat aturan-aturan mengenai pengelolaan sumber daya manusia, peralatan, pembelian, pengendalian operasional, pengendalian dokumen atau rekaman, dan penjaminan mutu. Bisnis proses system manajemen ini dapat dibuat secara elektronik (komputerisasi) sehingga dapat lebih mudah untuk dijalankan. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Mutu adalah[3] :

1.    Membangun perangkat lunak untuk keperluan sistem informasi berbasis web yang memenuhi beberapa kriteria diantaranya :

a.    Berbahasa Inggris/Indonesia

b.    Mampu untuk menghubungkan beberapa pusat informasi yang tersebar (distributed) dan terintegrasi (integrated)

c.    Mampu menyajikan informasi mutu secara otomatis dan digital.

d.    Mampu mengendalikan sistem dokumentasi (rekaman) sesuai dengan standard ISO 9001, baik dari segi penyimpanan, penyampaian, keamanan.

e.    Menfasilitasi pengendalian dokumen sistem mutu sesuai ISO 9001 termasuk perubahan, distribusi dan penyimpanan dokumen.

f.     Menfasilitasi komunikasi antara organisasi dengan pelanggan.

g.       Melakukan otomatisasi dan digitalisasi dokumen.

h.    Membangun kerja sama dan koordinasi antar unit untuk kesinambungan penyediaan informasi mutu secara digital dan terpadu.

i.      Membangun media penyimpanan rekaman, data pekerjaan seperti data pelanggan, data personil, data peralatan, data administrasi keuangan, dan data pendukung lainnya sesuai kebutuhan.

j.      Membuat sistem rekapitulasi order pekerjaan, pelanggan, dan status pembayaran, sehingga mempermudah pengontrolan manajemen.

k.    Membangun sistem pelayanan prima untuk pelanggan dengan menjamin kecepatan dan ketepatan data.

Saat ini ada banyak sekali perusahaan yang memanfaatkan system informasi manajemen sebagai perdagangan secara elektronik untuk mendukung kualitas usaha mereka. Bahkan, beberapa perusahaan mengkhususkan diri dengan menggunakan system informasi manajemen pada operasinya. Sehingga ini memliki keuntungan yang berbeda bagi perusahaan, konsumen dan masyarakat yaitu:

·           Keuntungan bagi perusahaan

a.         Perluasan jaringan mitra bisnis. Pada perdagangan tradisional, sangatlah sulit suatu perusahaan, menemukan letak geografis mitra bisnisnya yang berada di negara lain ataupun benua lain.

b.         Efisien. Karena setiap perusahaan tidak memerlukan peralatan untuk menjalankan bisnis ini, dan hanya butuh internet semata.

c.         Perluasan pasar. Jangkauan akan semakin sangat luas, karena tidak dibatasi oleh letak geografis dimanapun perusahaan itu berada.

d.         Memperpendek jarak. Perusahaan-perusahaan dapat lebih mendekatkan diri dengan konsumen. Dengan hanya mengklik link-link yang ada pada situs-situs.[4]

Namun, perusahaan melaksanakan hal tersebut untuk dapat mencapai perbaikan organisasi secara keseluruhan. Perbaikan-perbaikan ini diharapkan memiliki tiga manfaat utama yaitu:

·           Perbaikan layanan pelanggan sebelum, selama dan setelah penjualan.

·           Perbaikan hubungan dengan pemasok dan komunikasi keuangan.

·           Peningkatan timbale balik ekonomis atas pemegang saham dan investasi pemilik.[5]

Keuntungan bagi konsumen

a.         Efektif. Konsumen dapat memperoleh informasi tentang produk atau jasa yang dibutuhkan dan bertransaksi dengan cara cepat dan murah.

b.         Aman secara fisik. Konsumen tidak perlu mendatangi toko tempat perusahaan menjajakan barangnya.

c.         Fleksibel. Konsumen dapat melakukan transaksi dari berbagai lokasi, baik dari rumah, kantor, warnet atau tempat lainnya.

d.         Dapat menghemat waktu dan biaya transportasi berbelanja.

e.         Dapat membeli barang dengan jangkauan yang lebih luas tidak hanya di dalam negeri saja.[6]

·           Keuntungan bagi masyarakat

a.         Mengurangi polusi dan pencemaran lingkungan. Ini berarti dapat mengurangi kendaraan yang berada di jalan karena tidak perlu ke toko.

b.         Membuka peluang kerja baru. Era e-commerce akan membuka peluang-peluang kerja baru bagi mereka yang tidak buta teknologi.

c.         Menguntungkan dunia akademis. Berubahnya pola hidup masyarakat dengan hadirnya e-commerce, kalangan akademisi akan semakin diperkaya dengan kajian-kajian psikologis, antropologis, sosial-budaya, dan sebagiannya yang berkaitan dengan cara dan pola hidup yang berkaitan dengan dunia maya

d.         Meningkatkan kualitas sumber daya manusia. E-commerce pada umumnya, hanya bisa dilakukan oleh orang-orang yang tidak gagap teknologi, sehingga pada gilirannya akan merangsang orang-orang untuk mempelajari teknologi komputer demi kepentingan mereka sendiri.[7]

Keuntungan diatas akan memberikan konstribusi pada stabilitas keuangan perusahaan dan memungkinkannya bersaing dengan lebih baik dalam dunia bisnis yang semakin luas menerapkan system informasi manajemen. Dalam penelitian lain bahkan disebutkan bahwa proses aplikasi teknologi informasi dapat membantu program TQM perusahaan dalam meningkatkan pelayanannya terhadap konsumen. Dalam beberapa kasus ditemukan bahwa penggunaan teknologi informasi dapat memberikan penjelasan yang lebih baik kepada konsumen perusahaan

BAB III

PENUTUP

A.       KESIMPULAN

            Sistem Informasi Manajemen(SIM) adalah suatu system yang terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung fungsi-fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan di dalam organisasi.  Kemajuan alat komunikasi semakin mempermudah perolehan informasi dari berbagai sumber untuk berbagai kepentingan terutama dalam berbagai pengambilan keputusan didalam perusahaan, itulah sebabnya sangat dirasakan pentingnya mengelolah informasi secara terintegrasi pada setiap organisasi perusahaan. Oleh karena itulah focus utama dari system informasi manajemen adalah bagaimana mengelolah informasi sebaik-baiknya agar dapat menjadi alat pembantu bagi setiap manajer dalam pengambilan keputusan.

          Suatu perusahaan dengan skala usaha kecil dan sederhana pun pada prinsipnya telah mempunyai SIM, artinya perusahaan tersebut telah melakukan rangkain decision making, hanya saja pada perusahaan yang masih berskala kecil dan sederhana, mungkin sim nya masih pada tingkat yang sederhana pula dan belum sempurna.Penyempurnaan sim biasanya diperlukan bersamaan dengan timbulnya hasrat pengembangan usaha, dalam hubungan ini dalam rangka menyempurnakan atau membentuk suatu sim diperlukan beberapa usaha

DAFTAR PUSTAKA

            Prawirosentono, Suyadi ,Manajemen Mutu Terpadu Total Quality Management abad 21 studi kasus dan analisis, Jakarta :PT Bumi Aksara, 2002.

   Henry Pandia, Teknologi Informasi dan Komunikasi Edisi Revisi, Jakarta: Erlangga, 2011

  Raymond Mc LeodJr George P. Schell, 2008, Sistem Informasi Manajemen Edisi 10, Jakarta: Salemba Empat

http://solusimadani.com/pengembangan-sistem-informasi-manajemen-mutu-simutu/. Di Akses Pada Tanggal 4 Mei 2016, Pukul 10:59

http://lusiwulandari69.blogspot.co.id/2013/10/makalah-menggunakan-teknologi-informasi.html. Di Akses Pada Tanggal 4 Mei 2016, Pukul 10:59

---

[1] Raymond McLeod, Jr. System Informasi Manajemen, penerjemah: Hendra Teguh SE,AK. editor: Hardi Sukardi MBA,Msc.,SE (MM – UI).

[2] Suyadi Prawirosentono, Manajemen Mutu Terpadu Total Quality Management abad 21 studi kasus dan analisis, Jakarta :PT Bumi Aksara, 2002, hlm.121

[3]http://solusimadani.com/pengembangan-sistem-informasi-manajemen-mutu-simutu/. Di Akses Pada Tanggal 4 Mei 2016, Pukul 10:59

[4]Henry Pandia, Teknologi Informasi dan Komunikasi Edisi Revisi, Jakarta: Erlangga, 2011, hal: 66

[5]Raymond Mc LeodJr George P. Schell, 2008, Sistem Informasi Manajemen Edisi 10, Jakarta: Salemba Empat hal: 61

[6]Henry Pandia, Teknologi Informasi dan Komunikasi, 2007, Op.Cit, hal: 11

[7]http://lusiwulandari69.blogspot.co.id/2013/10/makalah-menggunakan-teknologi-informasi.html. Di Akses Pada Tanggal 4 Mei 2016, Pukul 10:59